Events and News

Event management is the application of project management to the creation and development of festivals, seminars, conference, competition, championship, celebration, wedding party, hobbies, recreation, arts & culture, social activities, sports & music. Event management involves studying the intricacies of the brand, identifying the target audience, devising the event concept, planning the logistics and coordinating the technical aspects before actually launching the event. Post-event analysis and ensuring a return on investment have become significant drivers for the event industry

Four pillars of Project management:

1. Scope Management

Lingkup berhubungan dengan pekerjaan proyek. Jadi, itu termasuk rencana lingkup manajemen, yang merupakan bagian dari rencana manajemen proyek. Ini juga terjadi ketika persyaratan terperinci untuk produk atau layanan akhir dikumpulkan.

Anda juga perlu mendefinisikan ruang lingkup dalam pernyataan ruang lingkup. Ini adalah segala sesuatu mulai dari kalimat hingga daftar berpoin yang komprehensif untuk mengurangi risiko proyek utama. Dan Work Breakdown Structure (WBS), yang merupakan uraian grafis dari pekerjaan proyek, adalah bagian lain dari area ini.

Validasi ruang lingkup selama proyek, yang berarti memastikan bahwa hasil kiriman disetujui secara teratur oleh sponsor atau pemangku kepentingan. Ini terjadi selama kelompok proses pemantauan dan pengendalian dan tentang menerima kiriman, bukan spesifikasi yang ditetapkan selama perencanaan. Pernyataan ruang lingkup kemungkinan akan berubah selama proyek untuk mengendalikan ruang lingkup, seperti jika proyek berada di bawah jadwal.
Tugas-tugas ini kemudian dimasukkan ke dalam urutan yang masuk akal, dan setiap ketergantungan di antara mereka dicatat. Ketergantungan ini kemudian ditentukan sebagai finish-to-start (FS), finish-to-finish (FF), start-to-start (SS) atau start-to-finish (SF). Ini sebagian besar untuk proyek yang lebih besar.
Dengan tugas-tugas sekarang diurutkan, sumber daya yang diperlukan untuk masing-masing harus diperkirakan dan ditugaskan. Durasi setiap tugas juga ditentukan pada titik ini. Semua ini akan mengarah pada jadwal dengan terlebih dahulu mencari tahu jalur kritis dan mengapung untuk setiap tugas. Gunakan bagan Gantt untuk menempatkan tugas pada timeline, dan kemudian bekerja pada perataan sumber daya untuk menyeimbangkan penggunaan sumber daya.
Setelah jadwal dibuat, rencana untuk mengontrol jadwal diperlukan. Manajemen nilai yang diperoleh dilakukan secara teratur untuk memastikan bahwa rencana aktual berjalan sesuai rencana.

2. Time Management

Manajemen waktu proyek, tidak mengherankan, memakan waktu. Proyek ini dibagi menjadi tugas-tugas, yang dijadwalkan dengan tanggal mulai dan tenggat waktu, serta anggaran untuk setiap tugas. Dan hal-hal terus berubah selama fase proyek apa pun, yang berarti sering merevisi hal-hal ini.

Ini melibatkan rencana manajemen jadwal, yang melibatkan pembuatan jadwal untuk proyek dan menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk apa. Itu berarti mendefinisikan kegiatan, yang tidak sama dengan membuat WBS, tetapi serupa. Jadi, Anda membuat daftar tugas yang menyentuh setiap aspek proyek.

3. Cost Management

Area ini melibatkan anggaran proyek, yang berarti memiliki alat estimasi yang baik untuk memastikan bahwa dana tersebut mencakup luas proyek dan sedang dipantau secara teratur untuk memberi informasi kepada para pemangku kepentingan atau sponsor.

Manajemen biaya rencana akan menentukan metode untuk menetapkan anggaran, yang mencakup bagaimana dan apakah itu akan berubah dan prosedur apa yang akan digunakan untuk mengendalikannya. Setiap tugas harus diperkirakan untuk biaya, yang berarti termasuk semua sumber daya seperti tenaga kerja, bahan, peralatan, dan apa pun yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

Ini akan menentukan anggaran proyek, setelah Anda mengambil semua biaya tugas dan menggabungkannya. Kemudian muncul kebutuhan untuk mengendalikan biaya-biaya tersebut melalui analisis nilai yang diperoleh. Ini dilakukan secara teratur di seluruh proyek untuk memastikan perkiraan biaya sesuai dengan pengeluaran aktual.

4. Quality Management

Sebuah proyek dapat datang tepat waktu dan sesuai anggaran, tetapi jika kualitasnya tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan, maka proyek tersebut gagal. Rencana manajemen mutu adalah bagian dari keseluruhan rencana manajemen proyek, meskipun dapat berupa dokumen mandiri jika berisi spesifikasi kualitas untuk produk atau layanan.

Proses ini perlu mencakup jaminan kualitas, yang hanya merupakan cara untuk memastikan bahwa standar kualitas terpenuhi. Oleh karena itu, untuk mengontrol kualitas, hasil kerja harus diperiksa untuk memastikan bahwa standar-standar yang dijabarkan dalam rencana manajemen mutu dipenuhi.